為什么我們需要GTD

很多人終日忙忙碌碌，大腦的存儲空間早已不堪重負(fù)。他們時(shí)常感到心神不寧、坐臥不安、執(zhí)行能力減弱，這是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無時(shí)無刻不在侵?jǐn)_他們的注意力。

我目前的工作狀態(tài)，比起上面描述的場景，簡單了很多，不過由于我所從事的是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)領(lǐng)域的運(yùn)維工作，涉及到的技術(shù)面比較多，問題也比較雜，相關(guān)的、不相關(guān)的問題都會找上門來。再加上我有項(xiàng)目管理的職責(zé)，很多工作要不斷組織推進(jìn)，不斷做出決定，如果一直猶豫不決，或者忘記了這件事情的存在，工作就會越來越被動(dòng)。我之前一直在不斷尋找趁手的項(xiàng)目管理工具，希望借助工具來提高項(xiàng)目協(xié)作的效率，后來我慢慢發(fā)現(xiàn)，對于10人以下的項(xiàng)目來講，用一個(gè)在線的Excel做一個(gè)完整的WBS（結(jié)構(gòu)良好的工作清單），就能解決我現(xiàn)階段的大部分問題，而我真正需要的，是如何在如何把眾多雜亂的任務(wù)有效地組織起來，高效地完成、分配、跟進(jìn)他們，從而提升整體的掌控感，最終，我選擇了GTD工作法。

我決定要開始GTD的時(shí)候，我學(xué)習(xí)的所有理念和方法論都是來自一本書，書的英文名字叫做《Getting Things Done》，作者是美國作家David Allen，從2002年出版以來一直暢銷至今，GTD還成了一個(gè)專屬名詞。本書的中文版名字叫做《搞定》，書名俗了些，書中的內(nèi)容大量重復(fù)，車轱轆話說來說去，中文翻譯的也不怎么樣，總之，在我看來這是一本不容易讀的書。不過畢竟它暢銷了近20年，內(nèi)容還是非常有價(jià)值的，并且放在今天依然非常有價(jià)值。更重要的是，我不僅讀完了，還實(shí)踐了，算是不十分徹底地GTD了一把，效果比較滿意，并且我認(rèn)為，GTD了以后，可能再也回不去了。

GTD是什么

有人覺得GTD是時(shí)間管理的方法，我覺得GTD并沒有管理時(shí)間，而是管理的自己，并且我從來不認(rèn)為時(shí)間是可以管理的。還有些人覺得GTD就是列個(gè)清單，其實(shí)這個(gè)理解是不準(zhǔn)確的。下面先簡單說說我所理解的GTD，GTD主要包含以下三步

第一步，收集

收集就是寫下你所有未完成的事情，不依靠大腦，清空你的大腦。

先來看一個(gè)定義，作者是這樣定義“材料”（stuff）的：

進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的任何事情，你尚未確定它對你的真正意義、預(yù)期結(jié)果和下一步具體行動(dòng)的所有事情。對很多人來說，他們的組織整理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應(yīng)有的功效，原因在于沒有首先完成對“材料”的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。我們需要把收集和積累的所有“材料”都轉(zhuǎn)化成包含重要行動(dòng)、項(xiàng)目和有用信息的明確清單。

收集需要做的是，拿出筆和紙，或者坐到電腦前，梳理出你腦子里的所有“材料”，像倒垃圾那樣全都寫出來?，F(xiàn)在的、以后的、某一時(shí)間的、大的、小的、不大不小的，等等。這時(shí)候你不要考慮如何去解決他們，僅僅是寫出來你的腦子里到底都存放了些什么事情就可以了，越全面越好。這本書把記錄這些材料的地方叫做工作籃(in_basket)，有些地方叫做收件箱(in_box)，說的都是一個(gè)東西。工作籃是一個(gè)臨時(shí)存儲材料的地方，這里面的事情跟垃圾桶其實(shí)差不太多，事情雜亂地列在一起，沒有歸類，沒有輕重緩急。

收集的主要任務(wù)就是清空你的大腦，把所有信息保存在你的大腦之外。據(jù)說有些CEO之類的企業(yè)高管，光是梳理這一步，都要進(jìn)行十幾個(gè)小時(shí)，能梳理出來幾百件任務(wù)。我大概梳理了半個(gè)小時(shí)，有60個(gè)左右的任務(wù)。你可以盡量去清空你的大腦，但是不用太擔(dān)心會有遺漏，因?yàn)榍蹇沾竽X是一個(gè)持續(xù)的過程，后面還會定期進(jìn)行回顧，這時(shí)候你如果想起來什么事情了，可以繼續(xù)放到工作籃中。

大腦不善于記憶東西，硬讓它記憶的話，不僅效果不好，還會增加它的負(fù)擔(dān)。所以，有效的收集，要記錄下大腦中所有懸而未決的事情，最好只記錄在一個(gè)可靠的地方，可以是一個(gè)本子，或者一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)app。還有一個(gè)重要的點(diǎn)就是，要定期清空它，下一步“理清”就是為了清空工作籃。

第二步，理清

理清就是思考工作籃中每件事情的意義，然后明確下一步的行動(dòng)是什么。立刻完成，或者立刻分配給別人，或者放到某個(gè)下一步行動(dòng)清單中，又或者直接把它丟到垃圾箱，不做任何處理。明確了下一步行動(dòng)，就可以把任務(wù)從工作籃中刪除了。

這一步的著眼點(diǎn)在思考下一步的行動(dòng)上，它會引導(dǎo)你思考你對每件事情期望實(shí)現(xiàn)的結(jié)果是什么，你下一步的行動(dòng)是什么。只有行動(dòng)起來，才能引導(dǎo)事情朝著自己預(yù)期的方向發(fā)展，才能逐步緩解壓力。

你要對工作籃中的每件事情做出判斷：

1、判斷你需要不要做出行動(dòng)，如果不需要，就放到備忘錄中或者直接丟棄掉。否則進(jìn)入下一步

2、如果需要行動(dòng)，那就考慮一下是自己來做還是分配給別人來做，如果是后者，那就立刻分配出去，講清楚期望的結(jié)果并約定好完成時(shí)間，然后讓這件事情進(jìn)入等待清單中并在合適的時(shí)間提醒自己繼續(xù)關(guān)注它。否則進(jìn)入下一步。

3、如果事情需要自己來做，并且在兩分鐘內(nèi)就能解決，那就立刻行動(dòng)，完成它，從而讓這個(gè)任務(wù)完成掉。否則進(jìn)入下一步。

4、如果需要自己來做，并且兩分鐘之內(nèi)完成不了，那就放到對應(yīng)的下一步行動(dòng)清單中，并且設(shè)置好任務(wù)的截止時(shí)間或開始行動(dòng)的時(shí)間。

書中作者給出了一個(gè)流程圖

對工作籃中的每件事情重復(fù)這個(gè)過程，最終清空工作籃，這時(shí)候你會得到了一個(gè)等待清單和若干個(gè)下一步行動(dòng)計(jì)劃，這些行動(dòng)計(jì)劃可能會被分門別類地存儲到不同的清單中，每個(gè)清單可能對應(yīng)一個(gè)項(xiàng)目。

這一步有一個(gè)誤區(qū)就是，將工作籃中的任務(wù)放到了不同的清單中，但是清單中的內(nèi)容是一件件事務(wù)，或者是前面所說的材料，而不是下一步行動(dòng)。從事務(wù)到行動(dòng)的過程，需要消耗大腦的很多能量才能完成，這個(gè)過程最好不要重復(fù)地做。拖延癥的產(chǎn)生，和這個(gè)有直接的關(guān)系，拖延的人也知道自己有一堆事務(wù)要處理，但是始終沒有做出下一步行動(dòng)計(jì)劃。

第三步，回顧

回顧就是定期回顧你的清單里面的每件事情，看看它們目前的狀態(tài)是怎么樣的，是進(jìn)行中，還是未啟動(dòng)。對于進(jìn)行中的任務(wù)，看看他們有沒有按照你的預(yù)期在進(jìn)行，有沒有遇到新的問題。對于未啟動(dòng)的任務(wù)，看看是不是因?yàn)槟承l件一直不具備（然后聚焦到這些條件上），還是自己的拖延癥又出來搗亂了，又或者這個(gè)任務(wù)其實(shí)沒有必要開始而是應(yīng)該被扔到垃圾桶里。對于沒有下一步計(jì)劃的事項(xiàng)，要嘗試做出下一步行動(dòng)計(jì)劃，等等。

定期回顧不僅可以更好地完成任務(wù)，還可以以更高的視角去思考任務(wù)對你的意義。

我的GTD心得

以上三步都是一個(gè)持續(xù)的過程，對于工作來講，你隨時(shí)都可能會有新的任務(wù)進(jìn)來，你就需要隨時(shí)收集。如果每次只來一兩個(gè)任務(wù)，你可以連收集帶理清一塊做了，立刻完成或者立刻做出下一步行動(dòng)計(jì)劃，然后放到對應(yīng)的下一步行動(dòng)清單中。有時(shí)候開會或討論的時(shí)候，會一下子產(chǎn)生很多想法或靈感，你可以先把這些想法都收集起來，記錄到電腦里或者一個(gè)小本本上，事后專門找個(gè)時(shí)間一件一件地理清它。

我有一個(gè)習(xí)慣，就是每天下班前要理清當(dāng)天的所有任務(wù)，清空工作籃，清空大腦，然后輕輕松松地下班回家，享受無壓力的生活。事情都被安排好了（至少你認(rèn)為已經(jīng)安排好了），他們就不會時(shí)不時(shí)在你的大腦里閃現(xiàn)出來，擾亂你平靜的生活了。

持續(xù)回顧也是至關(guān)重要的。我每天早上九點(diǎn)半和團(tuán)隊(duì)一起開會，開會之前我會花兩三分鐘快速回顧一下我近兩天的行動(dòng)計(jì)劃，這個(gè)過程就像我把昨天下班前從大腦里dump出來的東西又重新加載回了我的大腦，讓我一下子從平靜的生活狀態(tài)過渡到忙碌的工作狀態(tài)，不至于在早會上大腦一片空白或者斷篇。

我也在培養(yǎng)自己每周對所有任務(wù)進(jìn)行回顧的習(xí)慣，剛開始做這個(gè)時(shí)，花的時(shí)間可能會長一點(diǎn)。

我認(rèn)為GTD不僅可以提高工作效率和產(chǎn)出，還可以平衡工作于生活，因?yàn)楣ぷ鳠o形中擠占了過多生活的時(shí)間，導(dǎo)致我們對生活的思考也變少了，而GTD至少可以在遇到生活中的問題時(shí)引導(dǎo)你快速做出下一步的決定，這個(gè)決定會被記錄下來，并且還帶上了一個(gè)截止日期，這就像自己做出的承諾已經(jīng)被記錄在案了，就只剩下去做了。這個(gè)下一步計(jì)劃會被一遍一遍地回顧，直到被完成。

清空大腦可以讓我有一個(gè)不錯(cuò)的節(jié)奏，按照這個(gè)節(jié)奏，我可以讓工作與生活在一定程度上的達(dá)到一種平衡狀態(tài)。持續(xù)回顧讓我獲得了一種掌控感，讓我越來越自信了。不斷思考下一步的行動(dòng)是什么，讓我發(fā)生了一些看似微妙、實(shí)則影響深遠(yuǎn)的改變，可能連現(xiàn)在的自己都沒有意識到這種影響對我有多么深遠(yuǎn)，戰(zhàn)勝拖延癥、積極的思想、突破自我設(shè)限、讓家人感到可依賴，等等，這些在以前看來都是很難的事情，現(xiàn)在卻被順便解決了。

關(guān)于工具的選擇

GTD方法需要依賴一個(gè)清單工具，我之前用過滴答清單，好像挺好用的，前幾天體驗(yàn)了一把ominifocus，功能確實(shí)強(qiáng)大，不過太貴了，并且mac和iPhone的客戶端需要單獨(dú)付費(fèi)，我也就放棄了。最終，我選擇了蘋果系統(tǒng)自帶的一個(gè)名叫“提醒事項(xiàng)”的應(yīng)用，使用起來極其簡單，功能又極其強(qiáng)大，iPhone端和mac端可以借助icloud自動(dòng)同步。

清單工具需要具備的最基本的功能包括：

1、可以創(chuàng)建清單，來聚合一組事項(xiàng)。

2、任務(wù)可以設(shè)置提醒時(shí)間，并且到時(shí)間了以后可以穩(wěn)定地收到通知。

3、跨平臺，支持同時(shí)在手機(jī)和電腦端操作，并且數(shù)據(jù)自動(dòng)同步。

我認(rèn)為一個(gè)好的GTD工具，具備以下特點(diǎn)：

1、清單可以進(jìn)一步分組聚合，這樣可以把同類的清單放在一起。

2、任務(wù)可以設(shè)置多個(gè)子任務(wù)，子任務(wù)也支持備注、提醒等功能。一個(gè)大任務(wù)可以像項(xiàng)目一樣拆分為多個(gè)子任務(wù)。

3、可以跨清單查看任務(wù)事項(xiàng)，例如：查看今日事項(xiàng)，查看所有已計(jì)劃的事項(xiàng)，查看星標(biāo)事項(xiàng)，查看所有事項(xiàng)等。

4、支持創(chuàng)建標(biāo)簽并通過標(biāo)簽關(guān)聯(lián)不同清單中的任務(wù)事項(xiàng)，這樣可以多維度組織和管理任務(wù)事項(xiàng)。

5、標(biāo)簽支持像腦圖那樣分解，并且選中上級標(biāo)簽后，會同時(shí)顯示所有下級標(biāo)簽對應(yīng)的任務(wù)事項(xiàng)，onimifocus做到了這個(gè)。舉例例子，你有一個(gè)標(biāo)簽是“朋友”，朋友里面可以細(xì)分出朋友A和朋友B，你可以只看朋友A相關(guān)的事項(xiàng)或者只看朋友B相關(guān)的事項(xiàng)，你也可以選擇查看朋友這個(gè)標(biāo)簽下的所有標(biāo)簽對應(yīng)的所有事項(xiàng)，就是所有朋友的事項(xiàng)。

工具只是輔助手段，重要的還是要理解GTD的思想并踐行，養(yǎng)成一種習(xí)慣。

讓我們一起GTD吧。

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